Verloop Sponsor- en Projectaanvragen

Verenigingen kunnen op twee manieren financiële steun aanvragen bij de Gentse Studentenraad. Dit kan via een sponsoraanvraag of een projectaanvraag. Het verloop van de aanvragen en het verschil tussen de twee soorten aanvragen worden in onderstaande alinea’s toegelicht.

Algemeen Verloop Aanvragen 

Een aanvraag gebeurt door het juiste aanvraagformulier (zie titel Templates) in te vullen en door te sturen naar financien@gentsestudentenraad.be. Het is belangrijk dat de aanvraag voldoet aan de voorwaarden opgenomen in het Reglement voor financiële ondersteuning van projecten. Vervolgens wordt de aanvraag beoordeeld door de Algemene Vergadering. De AV beslist over het bedrag, de modaliteiten en eventueel aanvullende afspraken omtrent de sponsorovereenkomst of het project.

Sponsoraanvraag 

Eén van de kerntaken van de GSR is het verhogen van de zichtbaarheid van de studentenvertegenwoordiging aan de UGent. Dit wordt sinds lange tijd gedaan door sponsorovereenkomsten aan te gaan. De sponsorovereenkomsten hebben als bijkomend voordeel dat het studentenleven in Gent ondersteund wordt, buiten de reguliere subsidiestromen om.

Elke organisatie erkend door de UGent kan een sponsoraanvraag indienen wanneer ze ondersteuning van de GSR willen in ruil voor een wederdienst. Hiervoor moet de organisatie het Template sponsoraanvraag invullen. In een sponsorovereenkomst bestaat de wederdienst uit het promoten van de werking van de GSR.  Bij toekenning van een sponsoraanvraag wordt, zo snel mogelijk na de goedkeuring van de AV, een sponsorcontract opgesteld.

Projectaanvraag

De GSR wil de rol van katalysator op zich nemen. We willen namelijk zoveel mogelijk initiatieven die het studentenleven ten goede komen ondersteunen, in welke fase of grootte dan ook. Zelfs wanneer we de draagkracht of expertise niet hebben. Om dit mogelijk te maken, zijn de projectaanvragen in het leven geroepen. 

Een project wordt gedefinieerd als een actie, doelstelling, campagne of evenement dat een meerwaarde biedt voor de UGent studenten, past binnen het GSR beleid en een samenwerking is tussen de GSR en de aanvrager. 

Elke student kan een project op poten zetten dat de universitaire gemeenschap ten goede komt, of op een andere manier een meerwaarde kan zijn voor de UGent-student. Een externe partij die hiervoor middelen verzoekt van de GSR kan een projectaanvraag indienen. Hiervoor moet het Template Projectaanvraag ingevuld worden. 

Elk jaar wordt een vast aandeel middelen voorzien om de ondersteuning te verwezenlijken. De deadline voor indiening wordt vastgelegd door het Dagelijks Bestuur van de GSR. Bij de beoordeling van de AV kunnen aanvullende voorwaarden of afspraken in verband met het project vastgelegd worden.

Templates

In onderstaande documenten kunnen de templates voor de standaard sponsor- en projectaanvragen, alsook het template voor het standaard sponsorcontract, teruggevonden worden.